…und Action! Azubis stemmen hybrides Online-Event

Ausgangssituation und Auftrag

Die Festhalle war reserviert, aber alles Hoffen auf ein persönliches Beisammensein zum Jahresabschluss war spätestens im November vergebens. Der ursprünglich geplanten Veranstaltung machte Corona einen Strich durch die Rechnung. Event-Management in der Pandemie-Zeit erfordert schnelles Umdenken.

Wie viele Veranstalter dieses Jahr haben wir nach Alternativen gesucht. Die Wahl fiel schließlich auf ein hybrides Veranstaltungs-Modell: Die Geschäftsführung vor Ort im Studio mit einem Technikteam, die restliche Belegschaft vor ihren Bildschirmen zuhause.

Die Organisation des Events übernahm kurzerhand ein schlagkräftiges Azubi-Team. Was hier folgt, beschreibe ich lediglich als Dokumentar. Denn der Dank und die Lorbeeren gehen an das Team unserer Auszubildenden, die das Projekt „Live-Stream Mitarbeiterversammlung“ bravourös über die Bühne gebracht haben.

im Anschluss habe ich mich mit dem Projektteam zusammengesetzt, um folgende Fragen zu klären: Was muss ich beachten, wenn ich in meine Veranstaltungen vor Ort in die Büros zuhause bringen will? Wie sieht es mit der Technik aus und wie schafft man es, trotz Entfernung ein Gemeinschaftsgefühl zu vermitteln? Herausgekommen ist eine Checkliste für ein Basis-Setup, mit dem Sie auch in kurzer Vorlaufzeit hybride Online-Events durchführen können.

Die Checkliste zum Hybrid-Event

Geräte/Hardware

Ohne Technik kein Online-Event: Kamera und Mikrofone wurden jeweils am Rednerpult für die Präsentation und auf dem Tisch für die gemeinsame Diskussion angebracht. Für die notwendige Beleuchtung sorgten zwei Softlightboxen  Alle Geräte liefen auf einem leistungsstarken Rechner zusammen. Genügend Arbeitsspeicher und CPU-Power sind Voraussetzung, um als zentrales Mischpult nicht unter der Last zusammenzubrechen!

Hier das Setup inkl. Adapter und Verkabelung:

• 2x Panasonic Lumix Kamera

• 2x Kamera-Stative

• 2x HDMI – USB Adapter

• 2x Mini-HDMI – HDMI Kabel

• 2x Softlightboxen

• 2x Mikrofone

• 1x Logitech Spotlight Presentation Remote

• 1x USB3-Hub

• 1x Laptop mit 16 GB RAM

Software

Für lange Evaluationen blieb keine Zeit. Was Software betrifft, griff man auf die vorhandene interne Microsoft Teams Plattform zurück. Über Microsoft Streams wurde der Livestream übertragen. In einzelnen Teams-Kanälen konnte sich die Belegschaft an „virtuellen Tischen“ zusammenfinden.

Das Technikteam setzte im Hintergund auf die Open-Source Lösung OBS Studio, eine leistungsstarke und kostenlose Lösung zur  Video/Audio-Erfassung und Mixing in Echtzeit. Ein gemeinsam genutztes Microsoft OneNote diente zur Aufgabenerfassung und Dokumentation.

• Microsoft Office (für Powerpoint)

• OBS Studio (Open Broadcaster Software)

• Micosoft Teams mit Microsoft Streams

• Logitech Software für Pointer

• Microsoft OneNote (für Dokumentation und Aufgabenverwaltung)

Gesundheit und Wohlbefinden

In der Pandemie steht das Thema Gesundheit an oberster Stelle. Auch wenn nur eine kleiner Teil der Belegschaft im Studio vor Ort anwesend war, vom Aufbau bis zum Abschluss folgte man dem erarbeiteten Hygienekonzept.

Ein steriles Event wurde es dennoch nicht. Dafür sorgte ein Rahmenprogramm, bei dem unter anderem Diashows für rege Unterhaltungen sorgten.

• Hygienekonzept (Covid-19)

• Aufbau der Kulisse und Dekoration

• Bilder und Musik für Slide-Show und Pausen

Abschluss: Showtime!

Sieben Tage Vorbereitung münden in den Tag der Wahrheit. Noch eine Generalprobe kann die Feuertaufe kommen. Am Abend versammeln sich die Mitarbeiter virtuell in den Welcome-Kanälen zum Warmup. Der Stream startet auf die Sekunde genau. Die Geschäftsführung beginnt mit dem offiziellen Teil, per Splitscreen wird Vortag und Vortragender in die Home Offices der Belegschaft gestreamt. Da technisch bedingt immer eine kleine Verzögerung eingeplant werden muss, wurden Rückfragen zunächst gesammelt und anschließend beantwortet. Alles läuft nach Plan.

Wirklich alles? 100 Prozent reibungsfrei? Ein bisschen Herausforderung kam dann doch noch auf die Azubis zu: Ein Kamera-Akku machte unerwartet schnell schlapp. Dank einer kurzen Überbrückung aber kein Showstopper.  Am Ende klang der Abend an den virtuellen Tischen aus und das Projektteam durfte sich feiern lassen. Lassen wir die Beteiligten selbst zu Wort kommen.

Stimmen aus dem Projektteam

  Anzour Aljarkas:

„Das Projekt war eine tolle Erfahrung, Damit konnte jeder von uns etwas beitragen, Ideen austauschen und von dem Anderen lernen. Das finde ich absolut wichtig, insbesondere für uns als neue Azubis. Hier konnte man beispielhaft man sehen, wie solche Projekte am besten abzuwickeln sind und warum eine umfassende Dokumentation unerlässlich ist. Davon profitierte ich sehr und ich finde es super, dass dieses Projekt trotz aller Herausforderungen erfolgreich war.“

 Giovanni Callerame:

„Das Projekt war umfangreich und anspruchsvoll. Trotz allem konnten wir zusammen im Team sehr gut die uns aufgetragenen Aufgaben lösen. Gelernt habe ich vor allem, dass es sehr wichtig ist, Aufgaben untereinander zu delegieren und aufzuteilen, um schneller ans Ziel zu kommen. Vor allem habe ich mitgenommen, alles zu dokumentieren, um später alles nachvollziehen zu können.“

Michael Frey:

„Wir haben zwar in dieser Konstellation noch nie zusammengearbeitet, dennoch lief es hervorragend. Innerhalb kurzer Zeit war ein Konzept entwickelt und der erste Probe-Livestream konnte gestartet werden. Positiv überrascht hat mich, dass an den “Welcome Drinks” und Tischen schnell viele zusammenkamen und Gespräche entstanden sind. Bis auf ein paar Akkuprobleme hat insgesamt alles richtig gut funktioniert.“

Yevhenii Novoseletskyi:

„Durch die Planung und Durchführung der Mitarbeiterversammlung habe ich praktisches Wissen über den Aufbau und die Einrichtung von Tonanlagen bekommen. Für mich eine der größten Herausforderungen war das Arrangement und die Dekoration, da viele ihre eigene Meinung dazu hatten, aber wir haben einen Konsens erreicht und wie ich finde – es ist gut gelaufen.“

Mortaza Rafiee:

„Innerhalb kurzer Zeit konnten wir das Projekt auf die Beine stellen und schon mit dem Probe-Livestream beginnen. Die Zusammenarbeit hat Spaß gemacht und jeder konnte einen Teil des Projekts voranbringen. Ich habe gelernt, wie eine Veranstaltung Live über Microsoft Stream übertragen wird und welche Geräte für ein Livestream notwendig sind, um das alles mit einem Encoder wie OBS Studio zu verwalten.“

Oskar Rein:

„Was mir besonders im Hinblick auf die Vorbereitung des Streams gefallen hat ist, dass wir die Möglichkeit bekommen haben, uns in neue Thematiken einzuarbeiten, Lösungen zu finden und diese auch kreativ umzusetzen. Sei es der Umgang mit spezieller Software oder die Handhabung mit Equipment wie z.B Kameras, Mikrofone, usw. Jeder Schritt brachte uns näher zur Realisierung des Projekts und alle Beteiligten konnten sich neue Fertigkeiten aneignen. Insgesamt eine sehr schöne Erfahrung in der Teamwork und der Hunger auf neues Wissen belohnt wurden.“

Deine Zukunft: Wir suchen dich!

Seit 2006 sind wir ein Ausbildungsbetrieb der IHK Stuttgart. Schau auf Deine Zukunft vorbei und nimm mit uns schon bald an spannenden Projekten teil!