Dateiaustausch sicher & einfach: Ist das in Unternehmen möglich?

Der Dateiaustausch ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Doch was, wenn diese Dateien das Unternehmen verlassen müssen, zum Beispiel bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern? Sind die Daten dann noch sicher? Und lässt sich der ganze Vorgang auch möglichst einfach für die Nutzer gestalten?

Alle Abteilungen in allen Unternehmen über alle Branchen hinweg sind darauf angewiesen regelmäßig Informationen miteinander auszutauschen. Da diese Informationen auch aus sensiblen Daten in Form von beispielsweise vertraulichen Dokumenten bestehen, ist der Wunsch nach einer Möglichkeit des sicheren und einfachen Dateiaustauschs groß.

Die Kommunikation per E-Mail ist mittlerweile der beliebteste Verständigungskanal im geschäftlichen Umfeld. Daher wird bevorzugt der gleiche Weg genutzt, um Dateien mit internen und externen Personen auszutauschen. Dies hat den Vorteil, dass der Austausch ortsunabhängig vonstattengehen kann.

Werden jedoch sensible Daten versendet, so müssen diese mit einer Verschlüsselung extra gegen Kompromittierung geschützt werden. Die Verschlüsselung von E-Mails ist häufig jedoch nicht ganz intuitiv und umständlich und wird daher von Nutzern nicht in jedem Fall akzeptiert und verwendet.

Hilfe bei diesen Herausforderungen sind File Transfer Lösungen, wie beispielsweise Qiata.

Welche Vorteile hat eine File Transfer Lösung?

Neben dem Schutz der eigenen sensiblen Daten, gibt es noch andere Anforderungen an Unternehmen bezüglich des sicheren Dateiaustauschs.

Diese ergeben sich unter anderem aus der DSGVO. So müssen beispielsweise persönliche Daten von Bewerbern vor, während und nach der Einstellung streng vertraulich behandelt werden und haben daher einen hohen Schutzbedarf. Jedoch müssen genau diese Unterlagen zwischen dem einstellenden Unternehmen und den Bewerbern ausgetauscht werden. Mit der entsprechenden Lösung ist es möglich, jedem Bewerber einen Link (inklusive PIN) zur Verfügung zu stellen, mit dem die nötigen Dokumente in einer abgesicherten Umgebung hoch- und runter geladen werden können, ohne dass die Bewerber extra eine Software auf dem eigenen PC installieren müssen. Die Dateien sind natürlich zu jedem Zeitpunkt verschlüsselt und nicht einsehbar.

Außerdem halten Sie ganz einfach das „Recht auf Vergessenwerden“ ein. Sie können selbst die Aufbewahrungszeit von Dateien und Transfers über den zentralen Archiver wählen.

Auch besonders große Dateien, unabhängig vom Format, können in einer solchen Umgebung bereitgestellt werden. Dies ist zum Beispiel eine Herausforderung von Marketing-Abteilungen, die große Druckdateien oder Videos mit Agenturen austauschen.

Ein weiterer Vorteil: In der geteilten Umgebung ist nachvollziehbar, wer welche Dateien wann heruntergeladen hat. Um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, kann hiervon auch innerhalb einer Log-Datei der Transfer langfristig dokumentiert werden. Dies ist unter anderem wichtig beim Erstellen und Versenden von Verträgen und Angeboten, die mit einer zeitlichen Deadline versehen oder besonders dringlich sind.

Auch die Einfachheit ist beim Einsatz einer File Transfer Lösung, wie in unserem Beispiel Qiata, gegeben. So lässt sich die Lösung flexibel per Webbrowser, Mail Client, API und Outlook-Plugin nutzen.

Sie interessieren sich für den sicheren Dateiaustausch im Unternehmensalltag? In den nächsten Wochen werde ich in meinem nächsten Blogbeitrag in einem Webcast die Funktionen am Beispiel Qiata vorführen. Stay tuned!

 

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